HƯỚNG DẪN MODULE IN HÓA ĐƠN
ĐIỆN TỬ
TRÊN PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG HTSOFT
1.
Mục
đích
Theo quy định tháng 11/2020 là thời hạn cuối cùng để đa số các doanh nghiệp phải áp dụng hóa đơn điện tử. Bên cạnh những ưu điểm thì sự thay đổi cũng khiến cho rất nhiều doanh nghiệp bỡ ngỡ vì lần đầu tiên áp dụng CNTT vào công tác quản lý. Hiểu được nỗi lo này chúng tôi đã tích hợp chức năng kết xuất hóa đơn điện tử từ phần mềm quản lý bán hàng HTsoft qua các phần mềm hóa đơn điện tử thông dụng như EASYINVOICE, VIETTEL, VNPT, …
Viết hóa đơn từ phần mềm HTsoft với giao diện đơn giản, thân thiện, hỗ trợ tính giá, tách thuế GTGT, … (tốc độ thao tác nhanh nhất) sau đó kết xuất qua phần mềm hóa đơn điện tử để phát hành (không cần điều chỉnh gì thêm).
2.
Hướng
dẫn sử dụng
2.1
Phân
quyền:
Nhóm
user được in hóa đơn điện tử cần
được phân quyền: Quan
ly in VAT
Nhóm
user được hủy hóa đơn cần được
phân quyền Xóa quyền Quan ly in VAT
Nhóm
user được cấu hình thông tin VAT cần được
phân quyền: Cau hinh thong tin in
VAT
Nhóm
user được cấu hình tài khoản in EVAT cần được phân quyền:
Cau hinh tai khoan in EVAT
Nhóm
user được khai báo mẫu hóa đơn cần
được phân quyền: Quan
ly mau hoa don VAT
Nhóm
user được tạo hóa đơn(gom nhiều
phiếu xuất hoặc nhiều mã hàng
để tạo hóa đơn) cần
được phân quyền: Tao hoa don VAT
Nhóm
user được xem báo cáo tổng hợp VAT cần
được phân quyền: Bao
Cao tong hop VAT
2.2
Khai báo tài khoản
kết nối
Truy cập menu Add-ins-> Quản lý
VAT-> Cấu hình tài khoản In Evat

-
Chọn đơn
vị kết nối nhấp Nạp
để tải thông tin, điền trực tiếp thông
tin kết nối cho từng
chi nhánh và nhấn Ghi lại.
-
Chú ý: Tích vào cột
Kích hoạt để áp dụng
cho chi nhánh.
2.3
Khai
báo thông tin khách hàng
Truy cập Cấu hình- Khách hàng và Nhà cung cấp. Khi thêm khác
hàng hoặc sửa khách hàng, nhập các thông tin công ty khách
hàng như sau:
Trên tab Thông tin chung, thông tin công
ty, nhập tên công ty,mã số thuế,..

2.4
Khai
báo mẫu hóa đơn
Truy cập menu Add-ins-> Quản lý
VAT-> Danh sách mẫu hóa đơn
Chọn Thêm để khai báo thêm thông
tin mẫu hóa đơn hoặc chọn Sửa/ xóa để sửa/ xóa mẫu hóa
đơn.
Mẫu hóa
đơn khai báo cần khai báo tương ứng với
các mẫu đã khai báo trên hệ thống của
đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.
Active: Nếu
được check là mẫu này đang được sử
dụng

2.5
Khai
báo cấu hình thông tin VAT
Truy
cập menu Add-ins-> Quản lý VAT-> Cấu hình thông
tin in VAT
Hệ
thống hiển thị lên form khai báo như sau:
Trong đó:
(1)
Cấu
hình mặc định
-
Đơn
vị kết nối: Đang kết nối trực tiếp
với các đơn vị: Viettel,VNPT, EasyInvoice.
-
Tên
hàng in EVAT: là thông tin sẽ hiển thị
lên cột Tên hàng trên hóa đơn VAT. Thông tin này có thể
là alias, ghi chú mặt hàng hoặc mô tả mặt hàng hoặc
tên ngắn(cập nhật trong Sửa mặt hàng theo lô)
-
HTTT
mặc định: là hình thức
thanh toán sẽ ưu tiên hiển thị trước tiên khi
lập EVAT
-
Mức
thuế: Là mức thuế ưu tiên hiển
thị trước tiên khi lập EVAT
-
Mẫu
in mặc định: Chọn mẫu in
mặc định
-
Tên
hàng bao gồm cả IMEI trên phiếu xuất:
Tùy chọn này thường dùng cho lĩnh vực máy tính,
điện tử có quản lý imei và muốn in imei lên VAT.
Thông tin imei sẽ được gắn kèm ở dòng tên
hàng.
-
Đơn
giá luôn trừ chiết khấu khi in VAT:
in ra hóa đơn đơn giá là đơn giá đã trừ
đi chiết khấu trên dòng hàng.
-
Lập
EVAT là hóa đơn chưa phát hành:
Nếu check vào tùy chọn này thì sau khi nhấn lập EVAT,
hóa đơn hiển thị lên trang web đơn vị
cung cấp hóa đơn điện tử sẽ là trạng
thái chưa phát hành, nếu không check thì hóa đơn sau khi lập
là hóa đơn đã chính thức
-
Ngày
in hóa đơn là ngày in hiện tại:
Nếu check thì ngày lập hóa đơn là ngày nhấn lập
EVAT, nếu không check thì ngày lập hóa đơn là ngày trên
phiếu xuất bán.
-
Để
trống thông tin bên bán khi in VAT: tích
vào thì khi in VAT sẽ lấy thông tin bên Bán đã khai báo bên
đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.
-
Tự
động gửi email cho quản lý khi in VAT:
(hiện tại chưa support)
-
Độ
dài ký tự tên hàng khi in VAT: Giới
hạn tên hàng in ra trên hóa đơn VAT. Đặt 0 để
không giới hạn
-
Danh
sách email nhận khi in VAT: Dùng cho tự
động gửi email cho quản lý khi in VAT (chưa
support)
-
Nội
dung gửi SMS: Nội dung mẫu
gửi tin nhắn cung cấp mã số bí mật cho khách hàng
truy cập trang web đơn vị hóa đơn điện
tử để lấy thông tin hóa đơn.
(2)
Tạo
hóa đơn từ nhiều phiếu xuất
-
Gộp dòng hàng khi
chọn VAT
+ Gộp chung mã hàng,
đơn giá: Khi tạo VAT
từ nhiều phiếu xuất, phần mềm sẽ
gom lại các mã hàng có cùng đơn
giá và số lượng về một dòng
và cộng lại số lượng
+ Giữ nguyên từng
dòng chi tiết: Khi tạo VAT
từ nhiều phiếu xuất. giữ nguyên
tất cả các dòng trên phiếu xuất, gộp
lại thành 1 hóa đơn VAT
+ Gộp chung mã hàng,
chia lại đơn giá: Khi tạo VAT
từ nhiều phiếu xuất, phần mềm sẽ
gom lại các mã hàng giống nhau, chia
đơn giá bằng tổng tiền chia tổng
số lượng.
-
Gộp
toàn bộ chi tiết vào mã:
Cho phép khai báo mã
hàng mặc định để in hóa
đơn, sử dụng khi trên phiếu xuất
là các mã hàng khác nhưng khi in hóa
đơn sẽ in theo mã hàng mặc
định này
-
Tạo
VAT từ nhiều hóa đơn chọn theo chi tiết dòng
hàng: Nếu tích vào tùy
chọn này thì khi tạo VAT từ nhiều
phiếu xuất, hệ thống sẽ hiển thị
và cho chọn các mặt hàng cần in VAT,
phục vụ mục đích
1 phiếu xuất mà in nhiều hóa
đơn.
Nếu không tích vào tùy
chọn này thì hệ thống hiển thị danh
sách các phiếu xuất(không hiển thị chi
tiết các mã hàng trong phiếu) và cho
chọn gom nhiều phiếu xuất in chung 1 VAT.
(3)
Thông
tin gửi email:
-
Cho phép khai báo Email
mà mật khẩu của mail sẽ dùng để gửi
file hóa đơn điện tử đi.
-
Tiêu đề: {0}
là tên công ty gửi mail
-
Nội dung: {0} là
tên của khách hàng
(4)
Định
dạng số tiền: cho phép định dạng bao nhiêu số
thập phân sau dấu , của các thông tin sau:
-
Đơn giá
-
Chiết khấu
-
Thành tiền
-
Thuế
2.6
In
hóa đơn
Trên hóa đơn bán lẻ, sau
khi Ghi phiếu, nhấn In eVAT


(1) Thông tin hóa đơn
bao gồm:
- Số phiếu xuất:
liên kết lấy từ phiếu bán hàng
- Ngày hóa đơn: mặc
định lấy theo ngày phiếu bán hàng, nếu in lại
trong quá khứ, thì ngày hóa đơn này >= ngày của hóa
đơn vừa được in gần nhất.
- Mấu số hóa đơn:
Danh sách mẫu này cần thống nhất với danh sách mẫu
được khai báo ở trên trang web đơn vị
cung cấp hóa đơn điện tử. Thông tin mẫu
này sẽ được ghi nhớ cho các lần lập phiếu
tiếp theo sau lần đầu tiên chọn
- Ký hiệu HĐ: Ký hiệu
tương ứng với mẫu số hóa đơn. Nếu
bỏ trống, phần mềm sẽ tự lấy 1 ký hiệu
random tương ứng với Mẫu số hóa đơn
đã chọn.
(2)
Giá trị hóa đơn
- Mức thuế: Ưu
tiên hiển thị mức thuế mặc
định trong cấu hình in VAT. Có thể
chọn lại mức thuế tương ứng.
- Tách thuế
từ đơn giá: Trường hợp
trên phiếu xuất bán giá đã bao gồm
thuế mà không tách riêng, khi in VAT muốn tách
thuế từ đơn giá thì tích vào
ô này, hệ thống sẽ chi và lấy % thuế
ở bên mức thuế đã chọn

(3) Thông tin bên bán:
Mã
số thuế: là thông tin được khai báo trong Cấu
hình-> Chi nhánh, Số đăng ký kinh doanh/MST

(4) Thông tin bên mua: Thông tin của khách
hàng trên phiếu bán, thông tin công ty được lấy từ
thông tin công ty của mã khách hàng này. Người dùng có thể
sửa lại thông tin này trước khi in.
Có
thể điền mã số thuế của bên mua,
nhấn
để liên kết với
cục thuế, lấy thông tin của đơn vị
này.
(5) Các
hành động
·
EVAT
(tích hợp hóa đơn điện
tử)
Lập
EVAT: Nhấn để lập hóa đơn cho phiếu bán
này. Sau khi nhấn Lập EVAT thành công, hệ thống
tự lưu lại thông tin ở tab VAT và lên
báo cáo tổng hợp VAT
Tải
File pdf hóa đơn: Hệ thống sẽ tải hóa
đơn dạng file pdf về thư mục Evat trong
thư mục cài phần mềm. Có thể nhấn vào mục
(6) để liên kết nhanh đến thư mục chứa
file VAT.
Tải
file XML hóa đơn: Hệ thống sẽ tải hóa
đơn dạng file XML về thư mục Evat trong
thư mục cài phần mềm. Có thể nhấn vào mục
(6) để liên kết nhanh đến thư mục chứa
file VAT.
Hủy
hóa đơn: Nhấn để hủy hóa đơn đã
tạo ra. User hủy hóa đơn cần
được phân quyền xóa
quyền Lap hoa don VAT.
Advanced:

+
In EVAT: nhấn đề in EVAT đã lập(đang
hỗ trợ với Easy Invoiced)
+
Lập EVAT chưa phát hành: Hỗ trợ
lập hóa đơn nháp, hỗ trợ
trường hợp cấu hình mặc
định là in EVAT chính thức nhưng
phiếu hiện tại muốn in nháp.
+
Ký chứng thư tại Client cho hóa đơn
nháp: Cho phép ký trên hóa đơn nháp.
+
Tải file XML: tải file XML của hóa đơn
được lập
+
Gửi email cho khách hàng: Gửi theo mẫu
trong cấu hình in VAT
+
Gửi SMS mã tải hóa đơn
·
VAT(in VAT giấy)
+ In
VAT: Sử dụng khi muốn in VAT giấy
+ Xem
trước: Xem trước khi in VAT giấy
+ Chỉnh
sửa: Nhấn để chỉnh sửa mẫu
in VAT
+ Xóa
VAT: Xóa thông tin tab VAT được lưu
ở phần mềm, sau khi xóa thì sẽ
bị mất trên báo cáo tổng hợp VAT.
+ Chọn
mẫu in: Chọn mẫu in VAT giấy.
+ Ghi
chú cho mẫu in kèm bảng kê: Khi in mẫu in
có bảng kê, thì hệ thống lấy thông tin ghi
chú này hiển thị trên ô tên hàng hóa
(7) Danh sách mặt hàng trên phiếu
bán.
Khi nhấn chuột phải trên
grid mặt hàng thì sẽ có các tùy
chọn sau:

-
Gộp
toàn bộ chi tiết theo mã này:
Khi chọn tùy chọn này, hệ thống sẽ
giữ lại mặt hàng này, đơn
giá bằng tổng tiền của hóa
đơn

-
Gộp
toàn bộ chi tiết vào mã mặc
định:
Hệ thống sẽ hiển thị
mã hàng mặc định, với
đơn giá là tổng tiền của phiếu
xuất, số lượng bằng 1.

-
Tải
lại toàn bộ chi tiết phiếu:
Đưa về hiển thị theo phiếu xuất
gốc, trước khi gộp mã
-
Tách
thuế từ giá bán:
tính tiền thuế tách ra từ đơn giá.
-
Trừ
chiết khấu mã -1 vào đơn giá: Hệ
thống chia đều theo số lượng tổng thành
tiền trên mã -1 cho các mã hàng khác và trừ số tiền
phân bổ này vào đơn giá của các mã hàng còn lại

Có thể nhấn
để xóa dòng hàng không muốn
in VAT
3.
Tạo
hóa đơn VAT (tạo 1 hóa đơn từ
1 hoặc nhiều phiếu xuất)
Truy
cập menu Add-ins-> Quản lý VAT-> Danh sách mẫu
hóa đơn

Bước 1: Chọn tiêu
chí tìm kiếm hóa đơn
Bước 2: Nhấn
Tìm.
Sau khi nhấn tìm, hệ
thống sẽ hiển thị ra:
+ Danh sách các hóa
đơn chưa lập VAT: nếu trong cấu hình in
VAT đang không tích Tạo
VAT từ nhiều hóa đơn chọn theo chi
tiết dòng hàng
+
Danh sách chi tiết theo
mã hàng của các hóa đơn chưa
lập VAT: Nếu trong cấu hình in VAT đang tích
chọn Tạo VAT từ
nhiều hóa đơn chọn theo chi tiết dòng
hàng
Bước 3: Chọn
phiếu/ mã hàng cần lập VAT
Bước 4: Tạo
hóa đơn VAT
4.
In
VAT(Hỗ trợ in hàng loạt các VAT
đã được tạo ra từ mục 3 Tạo
VAT)

5.
Báo
cáo tổng hợp VAT: Báo cáo các VAT
đã được lập
