Tin chi tiết

HƯỚNG DẪN MODULE IN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ 

TRÊN PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG HTSOFT

1.      Mục đích

Theo quy định tháng 11/2020 là thời hạn cuối cùng để đa số các doanh nghiệp phải áp dụng hóa đơn điện tử. Bên cạnh những ưu điểm thì sự thay đổi cũng khiến cho rất nhiều doanh nghiệp bỡ ngỡ vì lần đầu tiên áp dụng CNTT vào công tác quản lý. Hiểu được nỗi lo này chúng tôi đã tích hợp chức năng kết xuất hóa đơn điện tử từ phần mềm quản lý bán hàng HTsoft qua các phần mềm hóa đơn điện tử thông dụng như EASYINVOICE, VIETTEL, VNPT, …

Viết hóa đơn từ phần mềm HTsoft với giao diện đơn giản, thân thiện, hỗ trợ tính giá, tách thuế GTGT, … (tốc độ thao tác nhanh nhất) sau đó kết xuất qua phần mềm hóa đơn điện tử để phát hành (không cần điều chỉnh gì thêm).

2.      Hướng dẫn sử dụng

2.1  Phân quyền:

Nhóm user được in hóa đơn điện tử cần được phân quyền: Quan ly in VAT

Nhóm user được hủy hóa đơn cần được phân quyền Xóa quyền Quan ly in VAT

Nhóm user được cấu hình thông tin VAT cần được phân quyền: Cau hinh thong tin in VAT

Nhóm user được cấu hình tài khoản in  EVAT cần được phân quyền: Cau hinh tai khoan in EVAT

Nhóm user được khai báo mẫu hóa đơn cần được phân quyền: Quan ly mau hoa don VAT

Nhóm user được tạo hóa đơn(gom nhiều phiếu xuất hoặc nhiều mã hàng để tạo hóa đơn) cần được phân quyền: Tao hoa don VAT

Nhóm user được xem báo cáo tổng hợp VAT cần được phân quyền: Bao Cao tong hop VAT

2.2  Khai báo tài khoản kết nối

Truy cập menu Add-ins-> Quản lý VAT-> Cấu hình tài khoản In Evat

-          Chọn đơn vị kết nối nhấp Nạp để tải thông tin, điền trực tiếp thông tin  kết nối cho từng chi nhánh và nhấn Ghi lại.

-          Chú ý: Tích vào cột Kích hoạt để áp dụng cho chi nhánh.

2.3  Khai báo thông tin khách hàng

Truy cập Cấu hình- Khách hàng và Nhà cung cấp. Khi thêm khác hàng hoặc sửa khách hàng, nhập các thông tin công ty khách hàng như sau:

Trên tab Thông tin chung, thông tin công ty, nhập tên công ty,mã số thuế,..

2.4  Khai báo mẫu hóa đơn

Truy cập menu Add-ins-> Quản lý VAT-> Danh sách mẫu hóa đơn

Chọn Thêm để khai báo thêm thông tin mẫu hóa đơn hoặc chọn Sửa/ xóa để sửa/ xóa mẫu hóa đơn.

Mẫu hóa đơn khai báo cần khai báo tương ứng với các mẫu đã khai báo trên hệ thống của đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.

Active: Nếu được check là mẫu này đang được sử dụng

2.5  Khai báo cấu hình thông tin VAT

Truy cập menu Add-ins-> Quản lý VAT-> Cấu hình thông tin in VAT

Hệ thống hiển thị lên form khai báo như sau:

Trong đó:

(1)   Cấu hình mặc định

-          Đơn vị kết nối:  Đang kết nối trực tiếp với các đơn vị: Viettel,VNPT, EasyInvoice.

-          Tên hàng in EVAT: là thông tin sẽ hiển thị lên cột Tên hàng trên hóa đơn VAT. Thông tin này có thể là alias, ghi chú mặt hàng hoặc mô tả mặt hàng hoặc tên ngắn(cập nhật trong Sửa mặt hàng theo lô)

-          HTTT mặc định: là hình thức thanh toán sẽ ưu tiên hiển thị trước tiên khi lập EVAT

-          Mức thuế: Là mức thuế ưu tiên hiển thị trước tiên khi lập EVAT

-          Mẫu in mặc định: Chọn mẫu in mặc định

-          Tên hàng bao gồm cả IMEI trên phiếu xuất: Tùy chọn này thường dùng cho lĩnh vực máy tính, điện tử có quản lý imei và muốn in imei lên VAT. Thông tin imei sẽ được gắn kèm ở dòng tên hàng.

-          Đơn giá luôn trừ chiết khấu khi in VAT: in ra hóa đơn đơn giá là đơn giá đã trừ đi chiết khấu trên dòng hàng.

-          Lập EVAT là hóa đơn chưa phát hành: Nếu check vào tùy chọn này thì sau khi nhấn lập EVAT, hóa đơn hiển thị lên trang web đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ là trạng thái chưa phát hành, nếu không check thì hóa đơn sau khi lập là hóa đơn đã chính thức

-          Ngày in hóa đơn là ngày in hiện tại: Nếu check thì ngày lập hóa đơn là ngày nhấn lập EVAT, nếu không check thì ngày lập hóa đơn là ngày trên phiếu xuất bán.

-          Để trống thông tin bên bán khi in VAT: tích vào thì khi in VAT sẽ lấy thông tin bên Bán đã khai báo bên đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.

-          Tự động gửi email cho quản lý khi in VAT: (hiện tại chưa support)

-          Độ dài ký tự tên hàng khi in VAT: Giới hạn tên hàng in ra trên hóa đơn VAT. Đặt 0 để không giới hạn

-          Danh sách email nhận khi in VAT: Dùng cho tự động gửi email cho quản lý khi in VAT (chưa support)

-          Nội dung gửi SMS: Nội dung mẫu gửi tin nhắn cung cấp mã số bí mật cho khách hàng truy cập trang web đơn vị hóa đơn điện tử để lấy thông tin hóa đơn.

(2)   Tạo hóa đơn từ nhiều phiếu xuất

-          Gộp dòng hàng khi chọn VAT

+ Gộp chung mã hàng, đơn giá: Khi tạo VAT từ nhiều phiếu xuất, phần mềm sẽ gom lại các mã hàng có cùng đơn giá và số lượng về một dòng và cộng lại số lượng

+ Giữ nguyên từng dòng chi tiết: Khi tạo VAT từ nhiều phiếu xuất. giữ nguyên tất cả các dòng trên phiếu xuất, gộp lại thành 1 hóa đơn VAT

+ Gộp chung mã hàng, chia lại đơn giá: Khi tạo VAT từ nhiều phiếu xuất, phần mềm sẽ gom lại các mã hàng giống nhau, chia đơn giá bằng tổng tiền chia tổng số lượng.

-          Gộp toàn bộ chi tiết vào mã:  Cho phép khai báo mã hàng mặc định để in hóa đơn, sử dụng khi trên phiếu xuất là các mã hàng khác nhưng khi in hóa đơn sẽ in theo mã hàng mặc định này

-          Tạo VAT từ nhiều hóa đơn chọn theo chi tiết dòng hàng: Nếu tích vào tùy chọn này thì khi tạo VAT từ nhiều phiếu xuất, hệ thống sẽ hiển thị và cho chọn các mặt hàng cần in VAT, phục vụ mục đích  1 phiếu xuất mà in nhiều hóa đơn.

Nếu không tích vào tùy chọn này thì hệ thống hiển thị danh sách các phiếu xuất(không hiển thị chi tiết các mã hàng trong phiếu) và cho chọn gom nhiều phiếu xuất in chung 1 VAT.

(3)   Thông tin gửi email:

-          Cho phép khai báo Email mà mật khẩu của mail sẽ dùng để gửi file hóa đơn điện tử đi.

-          Tiêu đề: {0} là tên công ty gửi mail

-          Nội dung: {0} là tên của khách hàng

(4)   Định dạng số tiền:  cho phép định dạng bao nhiêu số thập phân sau dấu , của các thông tin sau:

-          Đơn giá

-          Chiết khấu

-          Thành tiền

-          Thuế

2.6  In hóa đơn

Trên hóa đơn bán lẻ, sau khi Ghi phiếu, nhấn In eVAT

                 (1) Thông tin hóa đơn bao gồm:

                 - Số phiếu xuất: liên kết lấy từ phiếu bán hàng

                 - Ngày hóa đơn: mặc định lấy theo ngày phiếu bán hàng, nếu in lại trong quá khứ, thì ngày hóa đơn này >= ngày của hóa đơn vừa được in gần nhất.

                 - Mấu số hóa đơn: Danh sách mẫu này cần thống nhất với danh sách mẫu được khai báo ở trên trang web đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử. Thông tin mẫu này sẽ được ghi nhớ cho các lần lập phiếu tiếp theo sau lần đầu tiên chọn

                 - Ký hiệu HĐ: Ký hiệu tương ứng với mẫu số hóa đơn. Nếu bỏ trống, phần mềm sẽ tự lấy 1 ký hiệu random tương ứng với Mẫu số hóa đơn đã chọn.

                 (2) Giá trị hóa đơn

                 - Mức thuế: Ưu tiên hiển thị mức thuế mặc định trong cấu hình in VAT. Có thể chọn lại mức thuế tương ứng.

                 - Tách thuế từ đơn giá: Trường hợp trên phiếu xuất bán giá đã bao gồm thuế mà không tách riêng, khi in VAT muốn tách thuế từ đơn giá thì tích vào ô này, hệ thống sẽ chi và lấy % thuế ở bên mức thuế đã chọn

                 (3) Thông tin bên bán:

Mã số thuế: là thông tin được khai báo trong Cấu hình-> Chi nhánh, Số đăng ký kinh doanh/MST

(4)  Thông tin bên mua: Thông tin của khách hàng trên phiếu bán, thông tin công ty được lấy từ thông tin công ty của mã khách hàng này. Người dùng có thể sửa lại thông tin này trước khi in.

Có thể điền mã số thuế của bên mua, nhấn  để liên kết với cục thuế, lấy thông tin của đơn vị này.

(5) Các hành động

·      EVAT (tích hợp hóa đơn điện tử)

Lập EVAT: Nhấn để lập hóa đơn cho phiếu bán này. Sau khi nhấn Lập EVAT thành công, hệ thống tự lưu lại thông tin ở tab VAT và lên báo cáo tổng hợp VAT

Tải File pdf hóa đơn: Hệ thống sẽ tải hóa đơn dạng file pdf về thư mục Evat trong thư mục cài phần mềm. Có thể nhấn vào mục (6) để liên kết nhanh đến thư mục chứa file VAT.

Tải file XML hóa đơn: Hệ thống sẽ tải hóa đơn dạng file XML về thư mục Evat trong thư mục cài phần mềm. Có thể nhấn vào mục (6) để liên kết nhanh đến thư mục chứa file VAT.

Hủy hóa đơn: Nhấn để hủy hóa đơn đã tạo ra. User hủy hóa đơn cần được phân quyền xóa quyền Lap hoa don VAT.

Advanced:

+ In EVAT: nhấn đề in EVAT đã lập(đang hỗ trợ với Easy Invoiced)

+ Lập EVAT chưa phát hành: Hỗ trợ lập hóa đơn nháp, hỗ trợ trường hợp cấu hình mặc định là in EVAT chính thức nhưng phiếu hiện tại muốn in nháp.

+ Ký chứng thư tại Client cho hóa đơn nháp: Cho phép ký trên hóa đơn nháp.

+ Tải file XML: tải file XML của hóa đơn được lập

+ Gửi email cho khách hàng: Gửi theo mẫu trong cấu hình in VAT

+ Gửi SMS mã tải hóa đơn

·       VAT(in VAT giấy)

+ In VAT: Sử dụng khi  muốn in VAT giấy

+ Xem trước: Xem trước khi in VAT giấy

+ Chỉnh sửa: Nhấn để chỉnh sửa mẫu in VAT

+ Xóa VAT: Xóa thông tin tab VAT được lưu ở phần mềm, sau khi xóa thì sẽ bị mất trên báo cáo tổng hợp VAT.

+ Chọn mẫu in: Chọn mẫu in VAT giấy.

+ Ghi chú cho mẫu in kèm bảng kê: Khi in mẫu in có bảng kê, thì hệ thống lấy thông tin ghi chú này hiển thị trên ô tên hàng hóa

(7) Danh sách mặt hàng trên phiếu bán.

Khi nhấn chuột phải trên grid mặt hàng thì sẽ có các tùy chọn sau:

-          Gộp toàn bộ chi tiết theo mã này: Khi chọn tùy chọn này, hệ thống sẽ giữ lại mặt hàng này, đơn giá bằng tổng tiền của hóa đơn

-          Gộp toàn bộ chi tiết vào mã mặc định:

Hệ thống sẽ hiển thị mã hàng mặc định, với đơn giá là tổng tiền của phiếu xuất, số lượng bằng 1.

-          Tải lại toàn bộ chi tiết phiếu: Đưa về hiển thị theo phiếu xuất gốc, trước khi gộp mã

-          Tách thuế từ giá bán: tính tiền thuế tách ra từ đơn giá.

-          Trừ chiết khấu mã -1 vào đơn giá: Hệ thống chia đều theo số lượng tổng thành tiền trên mã -1 cho các mã hàng khác và trừ số tiền phân bổ này vào đơn giá của các mã hàng còn lại

Có thể nhấn  để xóa dòng hàng không muốn in VAT

3.      Tạo hóa đơn VAT (tạo 1 hóa đơn từ 1 hoặc nhiều phiếu xuất)

Truy cập menu Add-ins-> Quản lý VAT-> Danh sách mẫu hóa đơn

Bước 1: Chọn tiêu chí tìm kiếm hóa đơn

Bước 2: Nhấn Tìm.

Sau khi nhấn tìm, hệ thống sẽ hiển thị ra:

+ Danh sách các hóa đơn chưa lập VAT: nếu trong cấu hình in VAT đang không tích Tạo VAT từ nhiều hóa đơn chọn theo chi tiết dòng hàng

+ Danh sách chi tiết theo mã hàng của các hóa đơn chưa lập VAT: Nếu trong cấu hình in VAT đang tích chọn Tạo VAT từ nhiều hóa đơn chọn theo chi tiết dòng hàng

Bước 3: Chọn phiếu/ mã hàng cần lập VAT

Bước 4: Tạo hóa đơn  VAT

4.      In VAT(Hỗ trợ in hàng loạt các VAT đã được tạo ra từ mục 3 Tạo VAT)

5.      Báo cáo tổng hợp VAT: Báo cáo các VAT đã được lập