Ở bài trước chúng ta đã tìm hiểu sơ qua về quản lý kho là gì và những biện pháp ngăn chặn thất thoát. Các bạn có thể xem lại Tại đây nhé ! 
Hôm nay sẽ là bài tổng hợp về phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả đối với doanh nghiệp.

1. Phương pháp nào có thể giúp việc quản lý kho hàng hiệu quả đối với mỗi doanh nghiệp ?

1.1 Áp dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO trong quản lý kho hàng 

FIFO và LIFO là hai thuật ngữ thông dụng trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho. Theo đó FIFO (first in – first out) có nghĩa những hàng hóa nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Thường áp dụng đối với những mặt hàng có tính chất thời hạn ngắn như thực phẩm, bánh kẹo, đồ thời trang theo mốt, sản phẩm công nghệ,…Cần ưu tiên bố trí những ô kệ thông thoáng khoa học, cho phép xuất nhập hàng thuận tiện thường xuyên.

Trong khi đó, LIFO (Last In, First Out) thì hoàn toàn ngược lại. Các mặt hàng mới vừa nhập vào sẽ được xuất đi trước để đảm bảo cập nhật thời giá, cân đối chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp, thường áp dụng với những nguyên vật liệu có thể tồn kho lâu dài như vật liệu xây dựng.

1.2 Quy hoạch kho theo từng khu vực

Việc quy hoạch kho lưu trữ nên được triển khai ngay từ đầu để tránh mất thời gian soạn hàng và lãng phí không gian về sau. Theo đó hàng hóa cần được bố trí theo từng khu vực gọn gàng dựa theo tính chất hàng hóa, mức độ xuất nhập hàng

1.3 Sắp xếp theo mã SKU 

SKU là viết tắt của cụm từ Stock Keeping Unit, được hiểu ngắn gọn là Mã hàng hóa. Sắp xếp theo SKU có nghĩa là căn cứ vị trí lưu trữ hàng cũng như tính chất mà đặt tên cho hàng hóa, thường là một chuỗi các ký tự (bao gồm chữ và số). Sao cho khi nhìn vào chuỗi này, có thể xác định ngay vị trí của hàng. Ví dụ, một sản phẩm thời trang lưu tại khu A, kệ 1, tầng 02, ô 17, màu đỏ dành cho nữ có thể có mã SKU là A10217DNu. Cách đặt tên mã này không có tiêu chuẩn cụ thể, do mỗi doanh nghiệp tự quy ước sao cho dễ hiểu và thuận tiện nhất trong quá trình quản lý.

1.4 Lên sơ đồ quản lý kho hàng

Sơ đồ quản lý kho hàng là gì? Đó là là bản vẽ thu nhỏ thể hiện tổng quan kho hàng của bạn. Nhìn vào sơ đồ kho bạn sẽ dễ dàng hình dung được vị trí của từng loại hàng hóa. Với kho hàng càng lớn, thì sơ đồ kho càng có ý nghĩa quan trọng. Căn cứ sơ đồ này, người chủ doanh nghiệp có thể lên kế hoạch thay đổi phù hợp hoặc quy hoạch lại để tăng hiệu quả khai thác đối với kho hàng.

1.5 Quản lý hàng hóa bằng thẻ kho/sổ kho

Thẻ kho là một loại tờ rời dùng để theo dõi số lượng của từng loại hàng hóa. Nội dung thể hiện trong thẻ kho bao gồm thông tin về hàng hóa, thời gian và số lượng của mỗi lần nhập vào hoặc xuất đi, lượng hàng còn tồn trong kho. Trong đó có chữ ký xác nhận của những người chịu trách nhiệm trực tiếp (giám đốc, kế toán, thủ kho, nhân viên giao nhận,…) Nếu tần suất nhập xuất hàng nhiều, thẻ kho sẽ được đóng thành quyển, gọi là sổ kho. 

1.6 Kiểm tra kho thường xuyên 

Tần suất kiểm tra trung bình được đề xuất là 3 tháng/lần hoặc 6 tháng/lần. Kho càng lớn thì quá trình này càng mất nhiều thời gian và nhân lực (thông thường 2-3 người trong vài ngày). Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn có điều kiện, có thể thực hiện thường xuyên hơn nhằm tăng hiệu quả trong việc quản lý kho hàng hóa. Nên tiến hành kiểm tra theo từng khu vực, từng nhóm hàng.

1.7 Mua phần mềm quản lý

Với những cửa hàng nhỏ lẻ, có thể sử dụng file excel để quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên với những doanh nghiệp lớn, lượng hàng hóa nhiều và có mã hàng lên đến con số hàng trăm, hàng ngàn thì dùng excel là không hiệu quả. Bắt buộc bạn phải có giải pháp quản lý kho hàng khoa học hơn, có tính tự động hóa và chính xác cao hơn. 

HTsoft là đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho hàng. Phần mềm này hỗ trợ người dùng chính xác trong việc kiểm soát xuất nhập kho, thông tin hàng hóa, sự lưu chuyển hàng, tình trạng hàng. HTsoft đã giải quyết vấn đề này kho các thương hiệu lớn với hàng chục nghìn mã hàng như Thế Giới Sữa, Okono, Hệ thống siêu thị VP, ... đảm bảo sự an toàn, tiện lợi, tổ chức chặt chẽ.