Công ty cổ phần thương mại và đầu tư K.L.E.V. E là đơn vị chuyên nhập khẩu các loại trái cây cao cấp từ các nước trên thế giới. Thành lập cửa hàng bán lẻ hoa quả nhập khẩu đầu tiên mang thương hiệu Klever Fruits từ 2009 cho đến nay công ty đã có hơn 50 cửa hàng Sự phát triển quy mô nhanh chóng cùng lượng khách hàng ngày một gia tăng yêu cầu cần có công cụ hỗ trợ quản lý hiệu quả.
Là đơn vị sớm áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý, Klever Fruits đã sử dụng phần mềm bán hàng cho các điểm bán lẻ. Tuy nhiên, việc lưu dữ liệu độc lập trên từng cơ sở và đồng bộ không liên tục và hạn chế việc nâng cấp khiến nhà quản lý khó khăn trong việc nắm bắt tình hình và ra quyết định kinh doanh.
Sau nhiều lần tìm hiểu các đơn vị phần mềm khác nhau, năm 2017 Klever đã chọn hợp tác với HTsoft, áp dụng đầu tiên cho cửa hàng 174 Trần Duy Hưng vừa đúng vào dịp khai trương.
Ngay sau khi áp dụng thành công ở shop đầu tiên, Klever Fruits đã nhân rộng ra các shops khác và áp dụng toàn bộ hệ thống chuỗi với một số nghiệp vụ chính như sau:
1. Kết nối online đa điểm, dữ liệu realtime
Việc kết nối mở thêm chi nhánh và chuẩn bị dữ liệu cho điểm bán mới trở nên dễ dàng, nhanh chóng chỉ bằng một vài thao tác click chuột. Dữ liệu đồng bộ realtime nên người quản lý có thể check số liệu tồn kho hay bán hàng ngay trên mobile để ra quyết định nhập hàng hay chính sách bán hàng kịp thời.
2. Quản lý khách hàng thân thiết, chăm sóc khách hàng
Đi vào phân khúc khách hàng cao cấp, dịch vụ chăm sóc khách hàng luôn được Klever Fruits coi trong. Khách hàng có thể mua hàng và tích điểm hay đổi hàng ở bất cứ shops nào trên toàn bộ hệ thống. Việc đồng bộ dữ liệu và tra cứu thông tin dễ dàng nên các khách hàng luôn được đội ngũ CSKH chăm sóc tốt nhất qua những cuộc điện thoại hỏi thăm sau khi phát sinh giao dịch hoặc giới thiệu sản phẩm mới trên cơ sở đánh giá loại sản phẩm khách hàng yêu thích. Gửi SMS tích hợp Brandname cũng là một trong những kênh hỗ trợ mạnh mẽ.
Nâng cao chất lượng dịch vụ cũng là một trong yếu tố để khách hàng gắn bó hơn và cũng nhiều khách hàng mới đến với thương hiệu nổi tiếng này.
3. Quản lý đặt hàng nội bộ(Chuyển kho-chia hàng nội bộ)
Mô hình hoạt động với kho tổng làm trung tâm, việc làm sao có quyết định chuyển bao nhiêu hàng cho các cửa hàng là hợp lý là bài toán đau đầu cho cán bộ Klever Fruits một thời gian khá dài.
Để giải quyết tình huống trên, HTsoft đã cùng Klever Fruits xây dựng chức năng chuyển kho chia hàng. Quản lý của các cửa hàng đều có công cụ phân tích, gợi ý số lượng hàng cần đặt dựa vào tốc độ bán, tồn kho hiện tại, yếu tố khuyến mãi để gửi lên kho trung tâm. Trung tâm tập hợp toàn bộ yêu cầu, có thể duyệt nhanh và ra quyết định chuyển hàng cuối cùng dựa vào số lượng tồn và tốc độ bán của từng kho.
Kết quả là bộ phận điều phối tiết kiệm hàng giờ để chuyển hàng, cửa hàng có đủ hàng bán mà không sợ bị dư lượng tồn quá nhiều.
4. Quản lý khuyến mãi
Không ngừng sáng tạo, đội ngũ marketing của công ty Klever luôn có những chương trình khuyến mãi làm hài lòng và thu hút khách hàng.
HTsoft đã đồng hành, xây dựng cơ chế khuyến mãi đa dạng, có thể áp dụng nhiều chương trình khuyến mãi đồng thời.
5. Kiểm soát lượng hàng hỏng hủy
Hạn chế tối đa hàng hỏng hủy giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nên rất được quản lý cửa hàng quan tâm sát sao. Phần mềm hỗ trợ báo cáo hỏng hủy chi tiết của từng mặt hàng của từng cửa hàng hay có thể so sánh tỷ lệ hỏng hủy giữa các cửa hàng để dễ dàng đánh giá chất lượng công tác bảo quản của từng shop, hay đánh giá mặt hàng nào cần quan tâm đặc biệt hơn. Việc đánh giá KPI qua yếu tố hỏng hủy cũng góp phần để nhân viên tích cực hơn trong việc kiểm soát hỏng hủy.
6. Quản lý voucher
Tặng voucher là một trong các hình thức được các doanh nghiệp áp dụng để khách hàng quay lại cửa hàng. Tuy nhiên, đã có thời gian Klever chưa triển khai rộng rãi do gặp khó khăn trong việc kiểm soát cũng như đánh giá hiệu quả của từng chương trình. Phần mềm HTsoft đã xây dựng module quản lý được số lượng phát hành, tỷ lệ voucher đã được kích hoạt(giao cho khách hàng) và thu hồi, là công cụ mạnh mẽ để Klever Fruits tự tin phát hành rộng rãi hơn. Ngoài việc quản lý voucher tự phát hành, phần mềm cũng có thể tích hợp với đơn vị cung cấp voucher như urbox, onecard,…
