QUẢN
LÝ BÁO GIÁ
1.
Mục đích:
Ghi nhận báo giá mà kinh doanh lập
để gửi cho khách hàng.
Có thể áp dụng quy trình
duyệt, trưởng bộ phận kinh doanh sẽ
duyệt báo giá trước khi nhân viên kinh doanh gửi cho
khách hàng
Áp dụng với đơn vị
theo quy trình sau và muốn tách riêng form báo giá và đơn KH
đặt:
2.
Phân quyền
User lập báo giá cần
được phân quyền Thêm Quan ly bao gia
User duyệt báo giá cần
được phân quyền: #Duoc quyen duyet bao gia ban
3.
Hướng
dẫn sử dụng
3.1 Lập đơn đặt hàng
mới.
- Vào
menu Bán hàng-->Báo giá:
- Hệ thống sẽ hiển thị ra
tất cả những báo giá (nếu có) trong hệ
thống theo trạng thái của đơn hàng đó(có phân
biệt bằng màu sắc).
Các trạng thái của báo giá:
+ Đang thực hiện: là các báo
giá được lập nhưng chưa được
duyệt.
+ Bị hủy: là những báo giá
bị người duyệt từ chối
+ Đã hoàn tất: là những báo giá
đã được duyệt
- Thanh
chức năng của Báo giá.
- Để
thêm một đơn đặt hàng ta có 3 cách:
+ Nhấn
vào nút Thêm trên thanh chức năng.
+ Nhấn
phím Ctrl+N.
+ Nhấn
chuột phải vào grid phía dưới hoặc nhấn vào
nút ô vuông nhỏ trên cột Số phiếu rồi
chọn Thêm.
- Hệ
thống hiển thị màn hình Thêm mới Báo giá,
sau đó ta thực hiện nhập các thông tin như trong
hình sau. Sau đó Ghi lại.
2.2 Duyệt báo
giá (bước này có thể bỏ qua nếu doanh nghiệp
không áp dụng quy trình duyệt báo giá)
- Vào
menu Bán hàng-->Báo giá
- Trong
danh sách Báo giá, ta kích đúp chuột tại
đơn hàng muốn duyệt trên grid.
- Thông
tin chi tiết về báo giá sẽ hiển thị
trên giao diện. Để duyệt đơn mua
hàng ta nhấn nút Duyệt (Ctrl+F11), nếu từ
chối đơn hàng ta nhấn Từ
chối(Ctrl+F10).
- Sau
khi Duyệt đơn hàng, hệ thống
sẽ hiển thị thông báo Duyệt báo giá, ta
có thể ghi thêm Ghi chú cho đơn hàng đó.
- Tương
tự đối với trường hợp Từ
chối , hệ thống sẽ hiển thị thông
báo Từ chối báo giá, ta có thể ghi
thêm Ghi chú cho đơn hàng đó hoặc ghi lý
do từ chối đơn hàng để theo dõi.
- Sau
đó nhấn Ghi lại để hoàn tất
quá trình duyệt.
2.3 Sửa báo giá:
- Trong
danh sách báo giá, ta chọn đơn đặt
muốn sửa nhấn vào nút sửa trên thanh chức
năng, kích đúp chuột tại đơn hàng muốn
sửa trên grid hoặc kích chuột phải tại
đơn hàng chọn Sửa.
- Các
thao tác làm tương tự như thêm mới sau đó
nhấn Ghi lại.
- Các báo
giá đã được duyệt sẽ hệ thống
sẽ không cho phép sửa
2.4 Xóa báo giá:
- Trong
danh sách Báo giá, ta chọn đơn đặt
muốn xóa nhấn vào nút xóa trên thanh chức năng
hoặc kích chuột phải tại đơn hàng
chọn Xóa. Hệ thống sẽ hiển thị
thông báo xác nhận lại. Chọn Yes để
xóa.
2.6 Cập nhật trạng báo giá.
Trạng
thái đơn hàng gồm 3 trạng thái chính sau:
- Ngoài
ra trạng thái đơn hàng còn có một trạng thái
đặc biệt là để theo dõi báo giá này đã
được khách hàng xác nhận
- Để cập nhật lại trạng
thái cho Báo giá ta làm như sau:
+ Tại giao diện của Báo giá
+ Ta chọn đơn hàng muốn cập
nhật lại trạng thái sau đó nhấn chuột
phải tại đơn hàng đã chọn và chọn Cập
nhật trạng thái
+ Hệ thống hiển thị giao
diện Cập nhật trạng thái đơn hàng.
Ta chọn trạng thái muốn chuyển sau đó
nhấn Ghi lại để hoàn tất.
2.7 Chuyển tiếp báo giá.
Sau khi gửi báo giá và khách hàng tiến hành
đặt hàng, nhân viên kinh doanh có thể chuyển thành
đơn đặt hàng SO.
Trong trường hợp muốn copy thành PO
để đặt hàng nhà cung cấp(thích hợp với
mô hình nhận đơn đặt hàng của khách sau
đó đi đặt hàng NCC)
2.8 Sao
chép thành báo giá
- Để
tạo một đơn đặt hàng nhanh chóng, bạn có
thể copy báo giá này
thành một báo giá mới.Trong danh
sách báo giá, chọn báo giá muốn copy sau đó chọn nút Copy trên
thanh chức năng hoặc chuột phải tại
đơn hàng trên grid sau đó nhấn Copy.
- Sau
khi Copy, nội dung của đơn hàng sẽ
được hiển thị trên form Thêm mới báo giá, bạn có thể
chỉnh sửa (tương tự như lập
đơn hàng mới) sau đó nhấn Ghi lại.