HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH HÀNG BÁN TRẢ LẠI/
ĐỔI TRẢ HÀNG
I.Mục đích
Ghi nhận các giao dịch
trả lại hàng, đổi hàng của khách hàng, có thể
thanh toán hoặc đối trừ nợ với phiếu
bán mà khách hàng chưa trả tiền.
II Phân quyền
User lập phiếu
hang bán trả lại cần được phân quyền: Hang
ban tra lai
III. Hướng dẫn sử dụng
-
Vào
menu Bán hàng-> Hàng bán trả lại:
-
Chọn
khách hàng trả lại hàng, chọn nhân viên thực hiện
giao dịch, chọn mã hàng khách trả (nhập số
lượng và đơn giá…). Sau đó nhấn Ghi lại.
-
Sau
khi Ghi lại thì sẽ phát sinh một khoản nợ
phải trả với khách hàng này.
-
Nhà
cung cấp thanh toán luôn giá trị hàng trả lại thì ta có
thể nhấn nút Trả tiền nhà NCC(F7) để
thực hiện thanh toán.
Khi
click vào nút Trả tiền NCC, hệ thống sẽ
cho chọn Chỉ thanh toán phiếu hiện hành hay Thành toán
cả phiếu hiện hành và công nợ cũ.
Ví dụ
muốn thanh toán cho phiếu hàng bán trả lại hiện
hành, hệ thống tự gợi ý số tiền cần
trả đúng bằng giá trị hàng trả lại, user
thao tác như sau để hoàn tất việc trả lại
tiền cho khách hàng.
2. Hàng bán trả lại từ phiếu xuất
bán.
-
Phiếu
xuất bán bao gồm cả hóa đơn bán buôn và hóa
đơn bán lẻ.
Cách
1:
Chọn khách hàng, sau đó click Other -> Xuất trả
từ phiếu nhập trên thanh chức năng. Chọn
mặt hàng trả lại từ cách này có thể hỗ trợ
check thêm một số điều kiện yêu cầu trả
lại hàng như: Không cho phép nhập lại quá 30 ngày từ
ngày xuất bán, không cho phép nhập lại số lượng
vượt quá số lượng đã xuất của một
phiếu bán
-
Hệ
thống sẽ hiển thị lên danh sách phiếu xuất
bán cho khách hàng này(mặc định thời gian trong một
tháng), user có thể chọn lại thời gian tìm kiếm
phiếu xuất, chọn phiếu xuất muốn trả
lại và chọn các mặt hàng mà khách hàng trả lại
như sau:
-
Sau
khi nhấn Đồng ý, hệ thống sẽ nhảy
ra các mặt hàng đã chọn trên phiếu hàng bán trả lại,
ghi chú thể hiện số phiếu xuất bán đã chọn
để trả lại. User nhấn Ghi để
lưu lại
Cách
2:
Khi khách hàng trả lại và mang bill đến, user có số
phiếu bán hàng, check chọn nhanh lại các sản phẩm
đã bán của phiếu bán bằng cách click vào nút 
Sau
khi nhấn OK, hệ thống sẽ nhảy ra khách
hàng, các mặt hàng của phiếu xuất bán vừa tìm. Nếu
khách hàng chỉ trả lại một phần chứ không
phải toàn bộ cả phiếu bán thì user có thể xóa bớt
các mặt hàng mà khách hàng không trả đi, sau đó click Ghi
để lưu phiếu
Bước 1:
Truy cập menu Bán hàng-> Hàng bán trả lại, thực
hiện chọn khách hàng, mặt hàng cần trả lại
như mục 1,2.
Bước 2: Tại
giao diện phiếu Hàng bán trả lại, chọn chức
năng Đối trừ phiếu xuất. Hệ thống
sẽ hiển thị ra danh sách các hóa đơn chưa
thanh toán hoặc chưa bị đối trừ(phiếu
bán vẫn còn nợ). Click để chọn phiếu muốn
đối trừ rồi nhấn Đồng ý
Bước 3: Nhập
số tiền muốn đối trừ
-
Trường hợp 1: số
còn nợ trên phiếu xuất bán được đối
trừ lớn hơn hoặc bằng số tiền trên phiếu
hàng bán trả lại(có thể chọn đối trừ từ
nhiều phiếu xuất bán)
Tại ô Đối
trừ(VNĐ), nhập số tiền đối trừ
bằng giá trị hàng bán trả lại
-
Trường hợp 2: số
còn nợ trên phiếu xuất bán được đối
trừ nhỏ hơn số tiền trên phiếu hàng bán trả
lại thì số tiền được đối trừ
tối đa bằng số tiền còn nợ trên các phiếu
bán được chọn để đối trừ
Bước 4: Chọn
Ghi để lưu lại phiếu.
Trường hợp
phiếu hàng bán trả lại vẫn còn nợ do số tiền
được đối trừ nhỏ hơn giá trị
hàng trả lại, sau khi nhấn Ghi phiếu, user có thể
nhấn Trả tiền NCC(F7) để thanh toán trả
nốt tiền cho khách hàng
4. Đổi trả hàng ngang giá
Bước
1: Chọn
khách hàng, mặt hàng trả lại hàng(thực hiện giống
như ở mục 1, 2)
Bước
2: Chọn
Tạo hóa đơn bán lẻ, lập phiếu bán
để xuất hàng đổi cho khách hàng
Hệ
thống tự động hiển thị sẵn khách hàng
trên phiếu xuất đổi chính là khách hàng chọn trên
phiếu hàng bán trả lại. User chọn mặt hàng sẽ
đổi cho khách hàng rồi nhấn Ghi để lưu
phiếu(không nhấn thu tiền vì đổi hàng với
hàng nhận lại)
Bước
3:
Ghi để hoàn tất việc nhận lại và
đổi hàng cho khách
Sau
khi Ghi phiếu xuất đổi, hệ thống tự
add phiếu bán đó vào danh sách đối trừ của
phiếu hàng bán trả lại, số tiền đối trừ
chính bằng số tiền trên phiếu bán, và bằng giá trị
hàng nhận lại, user chỉ cần click Ghi để
hoàn tất.
5. Đổi hàng giá trị cao hơn giá trị
hàng trả lại
Bước
1: Chọn
khách hàng, mặt hàng trả lại hàng(thực hiện giống
như ở mục 1, 2)
Bước
2: Chọn
Tạo hóa đơn bán lẻ, lập phiếu bán
để xuất hàng đổi cho khách hàng
Hệ
thống tự động hiển thị sẵn khách hàng
trên phiếu xuất đổi chính là khách hàng chọn trên
phiếu hàng bán trả lại. User chọn mặt hàng sẽ
đổi cho khách hàng rồi nhấn Ghi để
lưu phiếu(không nhấn thu tiền vì đổi hàng với
hàng nhận lại)
Bước
3:
Nhập số tiền đối trừ hàng đổi
với hàng trả lại
Sau
khi Ghi phiếu xuất đổi, hệ thống tự
add phiếu bán đó vào danh sách đối trừ của
phiếu hàng bán trả lại, nhập số tiền Đối
trừ(VNĐ) bằng tổng giá trị hàng trả lại,
rồi nhấn Ghi để lưu phiếu hàng bán trả
lại.
Bước
4:
Thu tiền chênh lệch giữa hàng mới và hàng trả
lại
Sau
khi Ghi phiếu hàng bán trả lại, chọn Thu tiền
khách hàng để thu thêm tiền chênh lệch. Hệ thống
tự gợi ý số tiền cần thu thêm tại ô Tổng
tiền TT(VNĐ) nếu phiếu trả lại cấn
trừ với 1 phiếu xuất. User click chọn Tạo
phiếu thu tiền KH cho phiếu đó rồi nhấn
Ghi để hoàn tất việc thu tiền
Nếu
phiếu trả lại cần trừ với nhiều phiếu
xuất bán thì ô Tổng tiền TT(VNĐ) sẽ để
trống, user nhập số tiền sẽ thu thêm rồi
làm các bước tiếp theo
6. Đổi hàng giá trị thấp hơn
giá trị hàng trả lại
- Trường
hợp 1: Khách hàng không được hoàn
tiền khi hàng đổi thấp hơn giá trị hàng
trả lại
Bước 1,2: Chọn
khách hàng, mã hàng khách hàng trả lại, tạo phiếu xuất
đổi Tương tự mục 4
Bước 3: Nhập
chiết khấu trên hàng bán trả lại hoặc nhập
lại đơn giá hàng trả lại để tổng
giá trị hàng trả lại bằng tổng tiền hàng mới
đổi cho khách
Bước 4: Ghi
- Trường
hợp 2: Khách hàng được hoàn tiền
khi hàng đổi thấp hơn giá trị hàng trả lại
Bước 1,2,3: Chọn
hàng trả lại, tạo phiếu xuất đổi,
đối trừ GHi phiếu tương tự mục 8.4
Bước 4: Trả
lại tiền chênh lệch hàng nhận lại và hàng xuất
đổi cho khách hàng
Sau khi Ghi để
lưu phiếu hàng bán trả lại ở bước 3,
click Trả tiền NCC, hệ thống hiển thị ra
form Trả tiền, user nhập số tiền trả cho
khách, nhấn Trả tự động rồi Ghi để
hoàn tất việc trả tiền thừa cho khách hàng
