1. Lập Phiếu chi.

­Chọn menu Quỹ & Ngân hàng --> Phiếu chi

image31.jpg

Xuất hiện form Phiếu chi:  Hệ thống hiển thị danh sách toàn bộ các phiếu chi trong tháng. Bạn có thể chọn lại thời gian để xem toàn bộ các phiếu chi trong khoảng thời gian tương ứng.

Các bước lập phiếu chi:

-          Nhấn lên nút Thêm (Ctrl+N) trên thanh chức năng của Phiếu chi.

-          Form Thêm phiếu chi xuất hiện.

-          Bạn chọn và nhập các thông tin cần thiết theo hướng dẫn trên hình (Đối tượng nhận tiền ở trên phiếu chi này sẽ không theo dõi công nợ, để theo dõi công nợ, bạn phải viết phiếu Bán hàng-->Thu tiền khách hàng) , bạn chọn nút Ghi(Ctrl+S)  để lưu lại kết quả.

-          Sau khi nhấn Ghi hệ thống sẽ trở về màn hình Phiếu chi.  Số tiền trong quỹ của chi nhánh được chọn sẽ giảm đi số tiền tương ứng trên phiếu chi.

2.      Sửa phiếu chi

Trong trường hợp nhầm lẫn ta hoàn toàn có thể sửa lại phiếu chi và hệ thống sẽ thay đổi theo giá trị sửa lại trên phiếu chi. Người dùng phải được phân quyền sửa phiếu chi.

-      Vào menu Quỹ & Ngân hàng -->Phiếu chi. Trong danh sách Phiếu chi chọn phiếu chi muốn xóa.

-          Sau đó nhấn vào nút Sửa trên thanh chức năng, hoặc nhấn đúp chuột lên dòng muốn sửa trên grid.

Form Sửa Phiếu chi xuất hiện:

Lúc này ta có thể sửa các thông tin trên form, và kết thúc bằng việc nhấn Ghi

3.      Hủy phiếu chi

Trong trường hợp sai xót hoặc nhầm lẫn mà ta muốn hủy phiếu chi đó ta thực hiện như sau:

-          Vào menu Quỹ & Ngân hàng -->Phiếu chi

-          Trong danh sách các Phiếu chi ta chọn dòng cần xóa, rồi nhấn chuột lên nút Xóa trên thanh chức năng:

-          Hệ thống sẽ hiển thị thông báo xác nhận lại. Nếu quyết định xóa thì chỉ việc nhấn Yes, không muốn xóa thì nhấn No.

-          Sau khi xóa phiếu hệ thống sẽ hủy phiếu chi đó. Người dùng phải được phân quyền xóa phiếu chi mới có thể thực hiện thao tác này.

4.      Phiếu thu

-          Tham khảo Phiếu chi

image32.jpg

5.      Nộp tiền từ quỹ vào ngân hàng.

Các bước thực hiện:

-          Vào menu Quỹ & Ngân hàng -->Phiếu chi .

-          Nhấn nút Thêm trên thanh chức năng hoặc nhấn Ctrl +N. Form Thêm phiếu chi xuất hiện, ta nhập các thông tin như hướng dẫn trong hình sau. Nhấn Ghi lại để hoàn thành.

-          Sau khi nhấn Ghi hệ số tiền trên sổ quỹ sẽ giảm và số tiền trong quỹ ngân hàng được chọn sẽ tăng lên tương ứng với phiếu nộp tiền này.

6.      Rút tiền từ ngân hàng về quỹ.

Các bước thực hiện:

-          Vào menu Quỹ & Ngân hàng -->Phiếu thu .

-          Nhấn nút Thêm trên thanh chức năng hoặc nhấn Ctrl +N. Form Thêm phiếu thu xuất hiện, ta nhập các thông tin như hướng dẫn trong hình sau. Nhấn Ghi lại để hoàn thành.

-          Sau khi nhấn Ghi hệ số tiền trên sổ quỹ sẽ tăng và số tiền trong quỹ ngân hàng được chọn sẽ giảm tương ứng với phiếu nộp tiền này.

7.      Báo cáo sổ quỹ

Báo cáo Sổ quỹ tổng hợp toàn bộ quá trình thu, chi, tồn đầu, tồn cuối theo khoảng thời gian bất kỳ. Có thể xem theo tiền VND hoặc cả VND và ngoại tệ (USD). Có thể lập báo cáo sổ quỹ cho 1 hoặc nhiều chi nhánh, hoặc cả công ty.

8.      Báo cáo sổ ngân hàng

Tương tự như báo cáo sổ quỹ, nhưng trên báo cáo, các giao dịch nhóm theo từng ngân hàng.

9.      Các form có lựa chọn ngân hàng

Lưu ý: trên tất cả các form có lựa chọn Ngân hàng, nếu bạn không chọn Ngân hàng nào cả thì bỏ trống(hoặc xóa nó bằng phím Delete). Khi đó, giao dịch đó bằng tiền mặt/ tác động vào quỹ tiền mặt.

ü  Thu tiền khách hàng:

Ø  Trả tiền nhà cung cấp:

Ø  Phiếu chi:

Ø  Phiếu thu:

10.  Nguyên tắc hoạt động.

Bảng sau mô tả nguyên tắc :

STT

Tên module

Chọn ngân hàng

Sự tác động

Ghi chú

Sổ quỹ(tiền mặt)

Sổ ngân hàng

1

Thu tiền khách hàng

ü   

 

é   

 

2

Trả tiền nhà cung cấp

ü   

 

ê   

 

3

Phiếu thu

ü   

é   

ê   

Rút tiền từ ngân hàng về quỹ tiền mặt

4

Phiếu chi

ü   

ê   

é   

Chuyển tiền từ quỹ tiền mặt vào ngân hàng

 

Chú thích:

é  : Là biểu tượng lượng tiền tăng lên

ê  : Là biểu tượng lượng tiền giảm xuống

Không đánh dấu nghĩa là lượng tiền không đổi/ không bị tác động.