Module kiểm kho cho phép kiểm tra, so sánh số lượng tồn kho ngoài thực tế với số lượng tồn kho trong phần mềm. Tránh được những sai xót trong quá trình kinh doanh.Nếu số lượng tồn kho ngoài thực tế và số lượng tồn kho trong phần mềm không khớp nhau (lệch thừa, lệch thiếu), có thể thực hiện phiếu nhập hoặc phiếu xuất điểu chỉnh, để cân đối số lượng tồn kho thực tế với số lượng tồn kho trong phần mềm, nhằm tránh sai sót trong quá trình kinh doanh.
1. Lập phiếu Kiểm kê kho
- Khởi động module (vào menu Add-Ins) : Add-Ins --> Kiểm kê kho
- Form Danh sách phiếu kiếm kho xuất hiện . Để thêm phiếu kiểm kho mới ta nhấn nút Thêm trên thanh chức năng.
- Màn hình sau xuất hiện:
- Nhập số lượng tồn kho vào phần mềm để kiểm kê, có 2 cách:
§ Nhập bằng file excel.
§ Nhập bằng tay.
Cách 1: Nhập bằng file excel
§ Nhấn nút Nhập dữ liệu kiểm kê trong hình :
Cửa sổ sau xuất hiện
§ Ta nhấn nút Tạo mẫu nhập liệu để tạo ra mẫu file nhập dữ liệu, sau đó điền thông tin mã hàng và số lượng vào file excel mẫu đó.
§ Khi đã có file excel chứa thông tin mã hàng và số lượng ta chọn file excel để nhập số liệu kiểm kê. Nhấn vào phần đánh dấu như trong hình sau đó chọn file.
§ Sau khi chọn file nhập liệu, hệ thống sẽ tự động đọc dữ liệu vào phần mềm như trong hình
§ Nhấn nút Đồng ý nhập để trở lại cửa sổ kiểm kê.
Cách 2: Nhập bằng tay
§ Chọn mặt hàng bằng ô tìm kiếm như trong hình
§ Nhập số lượng tồn kho thực tế tương ứng với mặt hàng đã chọn
- Sau khi đã nhập mặt hàng và số lượng ta chọn kho để thực hiện kiểm kê nếu có nhiều kho:
- Nhấn vào So sánh với dữ liệu trong hệ thống.
- Phần mềm sẽ tự động đối chiếu, so sánh số lượng tồn kho thực tế đã nhập với số lượng tồn kho trong hệ thống và đưa ra kết quả. Kết quả như sau:
- Sau khi thực hiện kiểm kê có thể Ghi lại phiếu kiểm kho để sau này xem bằng cách nhấn nút Ghi trên thanh chức năng.
- Đây là danh sách các phiếu kiểm kho đã được ghi lại.
- Sau khi kiểm kê phần mềm sẽ đưa ra số lượng lệch thừa và lệch thiếu
Tại đây ta có thể thực hiện lập phiếu xuất để điều chỉnh số lượng lệch thừa và lập phiếu nhập để điều chỉnh số lượng lệch thiếu, để cân đối và khớp số lượng tồn kho ngoài thực tế với số lượng tồn kho trong phần mềm.
- Quá trình kiểm kho và điều chỉnh cân đối số lượng hoàn tất.
2. Lập phiếu nhập điều chỉnh.
Sau khi kiểm kê kho xuất hiện số lượng lệch thiếu thì ta tiến hành lập phiếu nhập điều chỉnh để cân bằng số lượng thực tế và phần mềm. Các bước thực hiện như sau:
- Khai báo một khách hàng đồng thời là nhà cung cấp có tên là Điều chỉnh kho.
- Tại phiếu Kiểm kê kho, sau khi so sánh với dữ liệu trong hệ thống nếu có số lượng lệch thiếu ta chọn Lập phiếu nhập điều chỉnh.
- Hệ thống sẽ hiển thị form Phiếu nhập kho tự động hiển thị toàn bộ các mặt hàng cùng với số lượng thiếu tương ứng. Ta chọn nhân viên thực hiện giao dịch, chọn nhà cung cấp là Điều chỉnh kho (đã tạo ở trên), sau đó nhập đơn giá nhập bằng 0 (để không tạo ra công nợ) và nhấn Ghi lại để hoàn tất.
3. Lập phiếu xuất điều chỉnh.
- Sau khi kiểm kê kho xuất hiện số lượng lệch thừa thì ta tiến hành lập phiếu nhập điều chỉnh để cân bằng số lượng trong kho và thực tế.
- Các bước ta thực hiện tương tự như lập phiếu nhập điều chỉnh ở trên.